AluneMånga chefer och HR-medarbetare frågar sig om och hur man ska varna en anställd. Svaret är att det inte finns någon lagreglerad varning, men att en tydlig varning i praktiken ofta är avgörande om det senare blir aktuellt med uppsägning. Så här gör du den på ett bra sätt.
Finns det regler för varning?
Lagen om anställningsskydd (LAS) nämner inte varning som något formellt förfarande. Ändå fyller en varning en viktig funktion. Vid uppsägning av personliga skäl krävs saklig grund, och en tidigare varning visar att arbetstagaren fått veta vad som är fel och fått chans att rätta sig.
Skilj mellan en tillsägelse, som är ett informellt samtal om något som bör förbättras, och en varning, som är en allvarligare och dokumenterad markering från arbetsgivaren.
Det här bör en varning innehålla
- Datum och vilka som deltog.
- Exakt vad som har hänt, med konkreta exempel i stället för allmänna omdömen.
- Vilket beteende eller vilken förbättring ni förväntar er framåt.
- Vad som kan hända om problemet upprepas, till exempel att det kan leda till uppsägning.
- Att arbetstagaren fått möjlighet att berätta sin version.
- Hänvisning till relevanta regler, rutiner eller avtal.
Ge varningen skriftligt och spara en kopia. En muntlig varning är svår att bevisa i efterhand.
Samtalet och fackliga aspekter
Förbered samtalet så att det blir sakligt och respektfullt. Arbetstagaren har ofta möjlighet att ha med sig en facklig företrädare, och kollektivavtal kan ha särskilda regler för hur ärenden av det här slaget hanteras. Kontrollera därför om ett avtal gäller innan ni agerar.
Hur länge gäller en varning?
Det finns ingen lagstadgad giltighetstid. Bedömningen görs från fall till fall, och en varning väger normalt lättare ju längre tid som gått och om arbetstagaren därefter skött sig. Det är därför bra att följa upp och dokumentera förbättringar också.
Vanliga misstag
- Vaga formuleringar som inte säger vad som faktiskt gått fel.
- Ingen dokumentation av händelser eller samtal.
- Olika behandling av anställda i liknande situationer.
- Att vänta för länge med att agera.
- Att varna utan att först ha utrett vad som hänt.
Vanliga frågor
Måste man ge en varning före uppsägning?
Nej, det finns inget lagkrav. Vid personliga skäl är en tidigare varning ändå ofta viktig för att uppsägningen ska anses sakligt grundad. Vid mycket allvarliga förseelser kan det finnas andra möjligheter.
Kan en varning vara muntlig?
Ja, men en skriftlig varning är mycket lättare att visa i efterhand. Dokumentera alltid.
Behöver facket informeras om en varning?
Det beror på kollektivavtalet och situationen. Kontrollera vad som gäller hos er.
Källor: Lagen (1982:80) om anställningsskydd.
Innehållet är allmän information och utgör inte juridisk rådgivning i det enskilda fallet. Regler ändras, så kontrollera alltid aktuell lagtext och eventuellt kollektivavtal.