AluneHR hanterar några av de mest känsliga personuppgifterna i hela organisationen, från lönedata till sjukfrånvaro. GDPR ställer krav på hur de samlas in, används och raderas. Här är grunderna.
Rättslig grund för behandlingen
All behandling av personuppgifter kräver en rättslig grund. I anställningsförhållanden är det oftast avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse. Samtycke är sällan en lämplig grund eftersom den anställde befinner sig i beroendeställning.
Information till de anställda
Anställda ska få information om vilka uppgifter som behandlas, varför, hur länge de sparas och vilka rättigheter de har. Se till att er integritetspolicy för anställda är aktuell och lättillgänglig.
Känsliga uppgifter
Uppgifter om hälsa, fackmedlemskap och liknande omfattas av extra skydd. Samla bara in sådant när det verkligen behövs, till exempel för sjuklön eller rehabilitering, och begränsa åtkomsten till dem som behöver uppgifterna.
Gallring och lagringstid
Uppgifter ska inte sparas längre än nödvändigt. Olika dokument har olika lagringstider, och vissa omfattas av krav i bokföringsregler eller annan lagstiftning. Ta fram en gallringsplan och följ den.
Verktyg och personuppgiftsbiträden
När ni använder externa system för lön, rekrytering eller AI-stöd ska ni ha ett personuppgiftsbiträdesavtal och veta var uppgifterna behandlas. Fråga leverantören om underbiträden och om data lämnar EU/EES.
Vanliga frågor
Behöver vi samtycke för att behandla personaldata?
Oftast inte. Avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse är vanligare grunder i anställning.
Hur länge får vi spara en avslutad anställds uppgifter?
Inte längre än nödvändigt. Vissa uppgifter måste sparas på grund av andra lagkrav, andra bör gallras tidigt.
Källor: Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Innehållet är allmän information och utgör inte juridisk rådgivning i det enskilda fallet. Regler ändras, så kontrollera alltid aktuell lagtext och eventuellt kollektivavtal.